Gestione documentale: al via la consultazione pubblica sui registri di protocollo

Come nasce, come si conserva e quando può essere eliminato un registro di protocollo informatico? Per rispondere a queste domande e uniformare le procedure in tutte le Pubbliche Amministrazioni, l’Agenzia per l’Italia Digitale ha pubblicato in consultazione pubblica il nuovo “Documento di indirizzo recante indicazioni operative per la produzione e selezione (conservazione e scarto) dei registri di protocollo”. 

Il documento è frutto di un gruppo di lavoro istituito lo scorso anno dall’Agenzia con l'obiettivo di fornire regole chiare su tre tipologie di registri previsti dalla legge: 

• registro annuale (l'elenco completo di tutti i documenti protocollati in un anno);
• registro giornaliero (l'elenco delle operazioni effettuate in un singolo giorno);
• registro di emergenza (da utilizzare solo quando il sistema informatico principale non è disponibile). 

Il documento propone soluzioni concrete per ottimizzare i processi di conservazione, introducendo criteri chiari per lo scarto dei registri temporanei una volta che i dati siano stati correttamente riversati e messi in sicurezza nel registro annuale. 

Come partecipare alla consultazione 

La consultazione pubblica rappresenta una fase cruciale per raccogliere osservazioni da parte di chi lavora quotidianamente con i documenti informatici e dagli stakeholder. Fino al 27 maggio, è possibile inviare commenti, suggerimenti e osservazioni tramite posta elettronica certificata all’indirizzo: protocollo@pec.agid.gov.it, inserendo come oggetto “Consultazione Documento di indirizzo registri di protocollo”.

Al termine della consultazione, AgID analizzerà i contributi ricevuti per elaborare la versione finale del documento, che diventerà il riferimento tecnico-operativo per tutta la PA.